Devy Laura: Makalah Audit Produksi dan Operasional

BAB I

PENDAHULUAN

1.1. Latar Belakang

Adanya tekanan yang sama kuat terhadap bisnis manufaktur saat ini, menuntut PT.MENYE-MENYE TERPADU sebagai perusahaan yang memproduksi air mineral kemasan LOLLYQUA untuk lebih cerdas dalam menjalankan operasinya. Fungsi produksi dan operasi yang mentransformasikan input menjadi output bertanggungjawab untuk menghasilkan produk dalam kuantitas dan kualitas yang telah ditentukan. Kebijakan produksi dan operasi, kapasitas produksi (sumber daya dan fasilitas), jadwal produksi, inovasi, dan peningkatan berkelanjutan harus dikonsentrasikan untuk memenuhi kepuasan pelanggan, agar perusahaan memiliki keunggulan dalam intensitas persaingan yang sangat ketat ini.

Pabrik PT.MENYE – MENYE TERPADU berlokasi di desa Gunung Salak-Bogor, yang dikenal dengan sumber mata airnya yang alami, teruji kemurniannya dan kaya akan kandungan mineral alaminya. Kemampuan PT.MENYE – MENYE TERPADU dalam menghasilkan produk air minum dalam kemasan dengan kuantitas dan kualitas yang sangat berguna bagi tubuh manusia belumlah cukup untuk mendukung keunggulan bersaing perusahaan. Produk harus dihasilkan melalui proses yang efisien dimana optimalisasi penggunaan sumber daya menjadi pedoman dalam setiap proses transformasi. Dengan penggunaan biaya produksi yang rendah, maka perusahaan dapat menawarkan produk tersebut kepada pelanggan dengan harga yang relatif lebih rendah dari pesaing tanpa mengorbankan proporsi margin yang telah direncanakan.

1.2. Rumusan Masalah

Dalam pelaksanaan audit mencakup proses produksi, operasi, dan pemasaran, PT.MENYE-MENYE TERPADU dihadapkan pada lima hal pokok, yaitu :

1. Apakah strategi, rencana produksi, dan operasi telah mempertimbangkan
kelemahan-kelemahan internal, ancaman lingkungan eksternal serta peluang
yang dimiliki perusahaan.

2. Apakah proses transformasi telah berjalan secara efektif dan efisien.

3. Apakah penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung
berjalannya proses secara ekonomis, efektif, dan efisien.

4. Apakah pemeliharaan dan perbaikan fasilitas dan operasi telah berjalan sesuai
dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk
yang sesuai dengan kuantitas, kualitas, dan waktu yang telah ditetapkan.

5. Apakah setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi telah
melaksanakan aktivitasnya sesuai dengan ketentuan serta aturan yang telah
ditetapkan perusahaan.

1.3. Tujuan

Tujuan utama audit adalah untuk menentukan apakah proses produksi, operasi, dan strategi yang berjalan saat ini sudah sesuai dengan kriteria (peraturan, kebijakan, tujuan, rencana, standar) yang telah ditetapkan untuk memastikan bahwa produk yang dihasilkan konsisten dengan standar kualitas yang telah ditetapkan serta mengidentifikasikan wilayah (bagian) yang masih memerlukan perbaikan.

BAB II

ISI

2.1. Tahap-tahap Audit Produksi

2.1.1. Audit Pendahuluan

Audit pendahuluan diawali dengan memahami tentang keadaan produksi PT.MENYE-MENYE TERPADU.Audit diawali dengan perencanaan audit, pengumpulan bukti-bukti audit, produk yang dihasilkan, proses produksi yang dijalankan, melakukan peninjauan terhadap pabrik(fasilitas produksi), layout pabrik, sistem komputer yang digunakan dan berbagai sumber daya penunjang keberhasilan dalam mencapai tujuan. Hasil pengamatan pada tahap audit ini dirumuskan ke dalam bentuk tujuan audit sementara.

2.1.2. Review dan Pengujian Pengendalian Manajemen

Auditor melakukan review dan pengujian terhadap perubahan yang terjadi pada PT.MENYE-MENYE TERPADU. Berdasarkan data yang diperoleh pada audit pendahuluan, auditor melakukan penilaian terhadap tujuan utama produksi dan operasi serta variabel-variabel yang mempengaruhinya. Disamping itu, pada tahap ini auditor juga mengidentifikasikan dan mengklasifikasikan penyimpangan dan gangguan-gangguan yang mungkin terjadi yang mengakibatkan terhambatnya pencapaian tujuan produksi. Review terhadap hasil audit terdahulu juga dilakukan untuk menentukan berbagai tindakan korektif yang harus diambil.

2.1.3. Audit Lanjutan (terinci)

Melakukan audit lebih dalam dan pengembangan temuan terhadap fasilitas, prosedur, catatan-catatan (dokumen) yang berkaitan dengan produksi dan operasi. Konfirmasi kepada pihak perusahaan selama audit dilakukan untuk mendapatkan penjelasan dari pejabat yang berwenang tentang adanya hal-hal yang merupakan kelemahan yang ditemukan auditor. Untuk mendapatkan informasi yang lengkap, relevan dan dapat dipercaya, auditor menggunakan daftar pertanyaan (audit checlist) berkaitan dengan masalah yang diaudit.Dalam wawancara yang dilakukan, auditor harus menyoroti keseluruhan dari ketidaksesuaian yang ditemukan dan menilai tindakan-tindakan korektif yang telah dilakukan.

2.1.4. Pelaporan

Hasil keseluruhan tahapan audit yang telah diringkaskan dalam kertas kerja audit (KKA), yang merupakan kesimpulan audit dan rumusan rekomendasi yang akan diberikan auditor sebagai alternatif solusi atas kekurangan-kekurangan yang masih ditemukan.

2.1.5. Tindak Lanjut

Rekomendasi yang telah tersaji dalam laporan merupakan alternatif perbaikan untuk meningkatkan berbagai kelemahan (kekurangan) yang masih terjadi pada PT.LOLLYQUA. Auditor mendampingi manajemen dalam merencanakan, melaksanakan, dan mengendalikan program-program perbaikan yang dilakukan agar dapat mencapai tujuannya secara efektif dan efisien.

2.2. Ruang Lingkup

Secara keseluruhan ruang lingkup audit PT.MENYE-MENYE TERPADU memuat :

1. Rencana Produksi dan Operasi (Proses Pengolahan Air Minum)

PT. MENYE-MENYE TERPADU menyediakan air minum LOLLYQUA dengan berbagai kemasan yaitu, kemasan cup 240 ml dan kemasan botol 600 ml yang ideal untuk dibawa bepergian.

Jadwal induk produksi
PT.MENYE-MENYE TERPADU memproduksi air mineral dalam kemasan (AMDK) LOLLYQUA dengan perencanaan produksi pembuatan:

Air Cup : 24.000 dus/bulan

Air Botol : 2400 dus/bulan

Penilaian atas penggunaan kapasitas produksi

a) Mesin Air Cup (240 ml)

- Kebutuhan produksi : 1000 dus/day (1 dus= 48 cup) = 48000cup/day

- Waktu efektif : 16 jam kerja

- Kapasitas produksi/kapasitas mesin : 48.000 /16 = 3.000 cup/jam

- Minimal kapasitas mesin produksi : 3000 - 3400 cup/jam

(mesin 2 line filling, sealing, cutting)

b) Mesin Air Botol (600 ml)

- Kebutuhan produksi : 100 dus/day (1 dus = 24 bottle) = 2400 bottle/day

- Waktu efektif : 16 jam kerja

- Kapasitas produksi/kapasitas mesin : 2400/16 = 150 bottle/jam

- Minimal kapasitas mesin produksi : 150 - 200 bottle/jam

(mesin 4 line filling, sealing)

c) Tingkat Persediaan per Bulan

- bahan baku : - air : 350.000 Liter

- bijiplastik : 5.000.000 kg

-kertas : 100.000 kwintal

- Penggunaan bahan : -air : 278.020 Liter

-bijiplastik : 4.500.000 kg

-kertas : 80.000 kwintal

- Persediaan : -air : 73.520 Liter

-plastik : 500.000 kg

-kertas : 20.000 kwintal

Hal yang perlu diperhatikan untuk sumber air yang akan diolah :

a. Aliran air

b. Parameter fisik (FH)

c. Parameter kimia sesuai dengan standar

d. Parameter mikrobiologi (bakteri ekoli)

e. Lingkungan mata air dan kontaminannya

f. Stabilitas fisik

g. Stabilitas kimia

h. Kesinambungan sumber air

i. Infrastruktur

Lima tahapan yang perlu diperhatikan :

- Identifikasi uji kelayakan

- Studi geologi

- Studi geolektrik

- Eksplorasi

- Pendayagunaan sumber air

2. Proses Produksi

Peralatan :

- Pipa Stainless Steel

- Wadah/tabung

- Mesin filter air minum

- Reverse osmosis water filter

Air dialirkan melalui pipa stainless steel dari lokasi sumber mata air ke wadah stainless steel yang steril sebelum diproses lebih lanjut. Proses pemurnian LOLLYQUA menggunakan proses ‘sterlisasi ozonisasi’ sebelum LOLLYQUA dapat dikonsumsi. Materi yang digunakan adalah ozon, bukan klorin agar air yang dihasilkan tidak meninggalkan bau. Ozon adalah supercharged oxygen atau O3 yang disuntikkan ke dalam air sebanyak 2 kali sebelum dikemas dalam kemasan yang steril. Selain itu juga digunakan teknologi filtrasi yang membuang 99,98% dari semua partikel berukuran mikron (1mikron=1/1000 ml ).

Dari kebutuhan produksi diatas, maka keseluruhan kapasitas yang dibutuhkan untuk produksi air minum dalam kemasan LOLLYQUA adalah sebagai berikut :

a. Mesin Air cup : 3.000 cup/jam

: 3.000 cup x 0,24 ltr x 18 jam = 12.960 ltr/hari

: 12.960 ltr x 26 hari = 336.960 ltr/bulan

b. Mesin Air bottle 600 ml : 150 bottle/jam

: 150 bottle x 0,6 ltr x 18 jam = 1.620 ltr/hari

: 1.620 ltr x 26 hari = 42.120 ltr/bulan

3. Strategi

a. Strategi Perusahaan

· Meningkatkan efisiensi dan produktivitas di segala bidang

· Mengembangkan sistem manajemen yang sesuai dengan tuntutan perkembanganan lingkungan perusahaan maupun perkembangan perusahaan

sendiri

· Memantapkan keterkaitan dengan lembaga penunjang, baik kualitas maupun kuantitas

b. Strategi Pemasaran

· Menetapkan harga optimal dengan tetap

· Mempertahankan misi dan memberikan kondisi yang wajar bagi penyalur

· Menetapkan jalur distribusi “distributor/langganan tetap” sebagai jalur utama

· Kemasan didesain menarik dan praktis

4. Harga

Perusahaan memberikan harga yang relative rendah bagi produk yang didistribusikan.

5. Kawasan Penjualan

Pendistribusian produk diawali dari kawasan JABODETABEK dansegera melebar ke beberapa pulau lainnya di Indonesia.

6. Produktivitas dan Peningkatan Nilai Tambah

Lean production adalah suatu metode produksi yang digunakan oleh PT.MENYE-MENYE TERPADU yang didukung oleh kebijakan dan praktik produksi secara maksimal mengoptimalkan penggunaan sumber daya perusahaan untuk meningkatkan keunggulan bersaingnya. Kebijakan dan praktik tersebutmeliputi :

1. Penghapusan persediaan
2. Tingkat cacat
3.Meminimalkan kebutuhan tempat
4.Kemitraan dengan pemasok
5.Tanggung jawab pemasok
6.Meminimalkan aktivitas yang tidak menambah nilai
7.Pengembangan angkatan kerja
8.Menciptakan tantangan dalam bekerja

7. Pengendalian Produksi dan Operasi.
Tujuan utama dari pengendalian produksi dan operasi meliputi tiga hal penting dalam keunggulan bersaing perusahaan, meliputi :

a) Maksimumkan tingkat pelayanan.
Pengendalian harus mejamin bahwa pelayanan telah diberikan secara tepat. Beberapa elemen yang harus mendapat perhatian khusus adalah : kualitas produk, ketersediaan produk, harga yang kompetitif, penyediaan untuk stok pengaman dan penyerahan yang tepat waktu.

b) Minimumkan investasi pada persediaan.
Pengendalian harus mampu memandu seluruh aktivitas (utama dan pendukung) manufaktur ke dalam suatu proses yang terintegrasi, sehingga proses berjalan dengan mulus sesuai rencana dan jadwal yang sudah ditentukan. Pengendalian yang baik akan mencapai arus produksi yang mulus dengan persediaan minimum dan waktu tunggu yang pendek.

c) Efisiensi produksi dan operasi.
Efisiensi produksi dan operasi adalah sesuatu yang mutlak dan harus menjadi budaya kerja pada setiap bagian yang terlibat dalam proses produksi dan operasi.
Pengendalian produksi dan operasi meliputi pengendalian terhadap keseluruhan komponen dan tahapan dalam proses produksi mulai dari penangan bahan baku sampai dengan penanganan penyerahan produk jadi ke gudang. Secara rinci tersebut meliputi hal-hal sebagai berikut :

a. Pengendalian bahan baku.
b. Pengendalian peralatan dan fasilitas produksi.
c. Pengendalian transformasi.
d. Pengendalian kualitas.
e. Pengendalian barang jadi.

2.3. Peluang dan Ancaman

1) Peluang

1. Jenjang menuju strata distributor terbuka lebar.

2. Mempunyai peluang untuk merambah ke agen-agen kecil yang belum mempunyai pasar lokal.

3. Sosialisasi ke masyarakat mengenai pentingnya mengkonsumsi air mineral yang bersih dan higienis dimana LOLLYQUA memiliki semua kriteria yang dibutuhkan.

4. Air PDAM yang sekarang sudah tidak memungkinkan untuk dikonsumsi, maka pemerintah menganjurkan agar mengkonsumsi air mineral dalam kemasan.

2) Ancaman

1. Persaingan merek dengan perusahaan lain yang lebih ternama.

2. Mulai muncul produk-produk air mineral baru.

3. Adanya kenaikan bahan baku untuk kemasan, seperti plastik untuk label dan untuk pembuatan botol.

4. Melemahnya daya beli konsumen.

5. Biaya pengiklanan yang tidak murah.

BAB III

PENUTUP

3.1. Kesimpulan

Karena PT MENYE – MENYE TERPADU sadar akan kelemahan-kelemahan internal yang dimiliki, maka semaksimal mungkin perusahaan membuat strategi dan rencana produksi terlebih dahulu untuk meningkatkan mutu dan daya saing industri air minum dalam kemasan sesuai dengan perkembangan teknologi.

Proses produksi yang dimulai dari penempatan fasilitas produksi dan operasi telah mendukung
berjalannya proses secara ekonomis, efektif, dan efisien. Pemeliharaan dan perbaikan fasilitas operasi telah berjalan sesuai dengan jadwal yang telah ditetapkan dalam mendukung dihasilkannya produk sesuai dengan kuantitas, kualitas, dan waktu yang telah ditetapkan.

Dalam menghasilkan produk pun , PT MENYE – MENYE TERPADU telah melalui proses produksi dan operasi sesuai dengan peraturan perusahaan yang telah ditetapkan agar dapat memenuhi persyaratan – persyaratan hukum tertentu seperti :

o Dasar pendirian dan pemakaian nama PT MENYE – MENYE TERPADU yang diatur dalam Undang-undang No. 40 Tahun 2007 tentang Perseroan Terbatas dan PP No. 26 Tahun 1995.

o Keputusan Menteri Perindustrian dan Perdagangan Nomor 705/MPP/Kep/11/2003.

o PT MENYE – MENYE TERPADU juga sangat memperhatikan ruang lingkup lingkungan sesuai dalam Pasal 22 ayat (3) UU No 23 tahun 1992 demi keamanan masyarakat, yaitu :

Penyehatan Air dan Udara
Pengamanan Limbah padat/sampah
Pengamanan Limbah cair
Pengamanan limbah gas
Pengamanan radiasi
Pengamanan kebisingan
Pengamanan vektor penyakit
Penyehatan dan pengamanan lainnya, sepeti keadaan pasca bencana

o Dalam ruang lingkup lingkungan tersebut maka PT MENYE – MENYE TERPADU telah memenuhi persyaratan kesehatan sesuai Keputusan Menteri Kesehatan Nomor 907/Menkes/SK/VII/2002, yang berbunyi :

a. Air minum aman bagi kesehatan apabila memenuhi persyaratan fisika, mikrobiologis, kimiawi & radioaktif yang dimuat dalam parameter wajib & parameter tambahan

b. Parameter wajib sebagai mana dimaksud di atas merupakan persyaratan kualitas air minum yang wajib diikuti dan ditaati oleh seluruh penyelenggara air minum.

c. Pemerintah daerah dapat menetapkan parameter tambahan sesuai dengan kondisi lingkungan daerah masing-masing dengan mengacu pada parameter tambahan sebagai mana diatur dalam peraturan ini.